Automatisera orderregistrering från e-postbilagor — skapa kundorder i CloudOffice® eller Fortnox direkt
Order Import Center använder AI för att tolka kundorder (PDF, Excel, Word och bilder) och skapar samma kundorder i CloudOffice® eller Fortnox som vid manuell registrering — bara snabbare, dygnet runt.
✓ Spara timmar av manuell orderregistrering varje vecka
✓ Färre fel med validering mot kund- och artikelregister
✓ Order hanteras 24/7 — inga väntetider på kvällar eller helger
✓ Möjliggör automatiserade flöden: order → plock → leverans
Problemet
Många företag får fortfarande order via e-post — som PDF, Excel eller bilder
Någon behöver öppna dokumentet och registrera ordern manuellt i ERP, rad för rad.
Tidskrävande rutinuppgifter
Mycket administrativt arbete som tar tid från kunder och försäljning
Order väntar i inkorgen
Order blir liggande i inkorgen innan plockningen kan starta i lagret
Mänskliga fel
Fel artikel, antal, leveransdatum eller adress leder ofta till merarbete och serviceproblem
Svårt att skala verksamheten
När ordervolymen ökar krävs ofta mer administrativ personal.
Så fungerar tolkning och orderregistrering
Dokumentet fångas
E-post eller manuell uppladdning
AI extraherar data
Kund, leveransuppgifter och orderrader
CloudOffice® validerar
Matchar mot kund- och artikelregister
Kundorder skapas
i CloudOffice® eller Fortnox (samma objekt som vid manuell registrering)
Stödda format
Excel
DOCX
JPEG
BMP
✓ Flersidiga dokument stöds
PDF / Excel / DOCX / JPEG / BMP
Behöver granskning
Om något saknas eller är oklart (t.ex. kund saknas eller artikel inte kan matchas) hamnar dokumentet i en "Behöver granskning"-kö. En ansvarig användare får en notis och behöver bara hantera de osäkra fälten.
Automatiskt
När systemet är säkert och alla valideringar passerar skapas ordern automatiskt.
Manuell uppladdning
Dra-och-släpp eller välj fil i CloudOffice® (perfekt för pilot och enstaka order)
Automatiskt via e-post
Bilagor fångas och behandlas löpande
Lösningen
Inläsningscentral
Inläsningscentral omvandlar inkommande orderdokument till validerade kundorder i CloudOffice® — automatiskt.
Transformera din orderhantering
Leverera mätbara förbättringar genom hela order-till-leverans-processen
Snabbare order-till-leverans
Order finns i ERP direkt efter att den kommit in
Mindre manuell hantering
Tid till kund och försäljning i stället för inmatning
Färre fel
Validering minskar korrigeringar och omarbete
Bättre kontroll
Loggar och avvikelsehantering gör processen förutsägbar
Skalbarhet utan mer personal
Hantera toppar med samma team
Inbyggd funktion i CloudOffice®
Anpassad för svenska SME och Fortnox-upplägg – utan komplexa integrationer, bara smidig automatisering som fungerar med era befintliga processer.
Så fungerar det
Steg för steg-automatisering
Från e-postbilaga till validerad kundorder på några sekunder
Steg 1
Order kommer via e-post
Eller laddas upp manuellt
Steg 2
Dokumentet fångas
Order Import Center captures the document and starts processing
Steg 3
AI tolkar data
AI reads order header and line items
Steg 4
Validering
CloudOffice® validerar och matchar kund och artiklar
Steg 5
Order skapas
Kundorder skapas i CloudOffice® och kan skickas till Fortnox
Steg 6
Klar för plock
Ordern kan gå direkt vidare till plock- och leveransflöden
AI-tolkning
Av PDF, Office-dokument och bilder
Automatisk kundidentifiering
Och orderhuvud
Automatisk artikelmatchning
Mot artikelregister
Valideringsregler
Kund finns, leveransadress/datum, obligatoriska fält
Kö för “Behöver granskning”
Med markerade fält och snabba åtgärder
Notiser
Till ansvariga vid avvikelser
Loggning
Och spårbarhet
Native del
Av CloudOffice® orderflöde och kompatibel med Fortnox-upplägg
GDPR-stödjande kontroller
rättighetsstyrning och säker dokumenthantering (best practice: kryptering vid överföring och lagring)
Nyckelfunktioner
Allt du behöver för automatiserad orderhantering
Intuitivt gränssnitt för varje roll
Operatörsvy
-
Uppladdningsyta (dra-och-släpp + filval)
-
Dokumentförhandsvisning bredvid extraherade fält
-
Checklista: Kund hittad / Artiklar matchade / Leveransdatum OK
-
Avvikelsekö med markerade osäkra fält och snabbåtgärder
Adminvy
-
Översikt: Behandlad / Behöver granskning / Misslyckad
-
Filter per kund, datum, källa (e-post vs uppladdning)
-
Rollstyrning (vem som får granska, godkänna och skapa order)
-
Loggvy med full spårbarhet
Orderkort
• Kund, leveransadress, leveransdatum
• Orderrader med matchade artiklar
• Historik och vem som hanterade avvikelser (om någon)
Byggt för din bransch
Order Import Center anpassar sig efter dina affärsbehov
Grossist & distribution
Hantera stora volymer av e-postorder och säsongstoppar utan att öka administrationen.
Nyckelfördelar:
• Bearbeta hundratals order per dag
• Skala under högsäsong
• Minska administrativ belastning
Tillverkning
Automatisera order från distributörer och nyckelkunder, även flersidiga dokument.
Nyckelfördelar:
• Hantera komplexa flersidiga order
• Integrera med produktionsplanering
• Snabbare order-till-produktion-cykel
Handelsföretag
Kortare ledtid till plock och färre serviceproblem från manuella fel.
Nyckelfördelar:
• Snabbare orderhantering
• Färre kundklagomål
• Förbättrad leveransprecision
Betrott av svenska företag
"Order går rakt in i systemet – vi hanterar bara avvikelser."
Driftchef
Grossistföretag
"Vi kan behandla order även utanför kontorstid, vilket förbättrade leveranshastigheten."
Säljchef
Handelsföretag
24/7
Orderhantering
-80%
Manuell datainmatning
5+
Dokumentformat
. Integration, kontroll & GDPR
Säker och regelefterlevande från grunden
Byggd med säkerhet, regelefterlevnad och kontroll i kärnan
GDPR-anpassad hantering
Utformad för att stödja korrekt hantering av orderdokument och kunddata
Rättighetsstyrning
Styr vem som kan se dokument, granska avvikelser och skapa order
Loggning och spårbarhet
Vem gjorde vad och när
Säker dokumenthantering
Best practice: kryptering vid överföring och lagring
Native del av CloudOffice® orderflöde
Och kompatibel med Fortnox-upplägg
Efterlevnads- och säkerhetsfunktioner
✓ GDPR-anpassad databehandling
✓ End-to-end-kryptering
✓ Säker dokumentlagring
✓ Användarautentisering och behörighetskontroll
✓ Rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC)
✓ Fullständiga revisionsloggar
✓ Policyer för datalagring
✓ Aktivitetsloggning och övervakning
Utvecklad för svenska SMEs:
Order Import Center följer bästa praxis för dataskydd och är byggt för att hjälpa dig uppfylla dina krav på regelefterlevnad samtidigt som kritiska affärsprocesser automatiseras.
Vanliga frågor
PDF, Excel, DOCX, JPEG och BMP.
Ja.
Oftast inte — AI tolkar typiska orderformat.
Genom tolkning och matchning mot kundregistret.
Dokumentet hamnar i Behöver granskning och ansvarig får en notis.
Raden markeras och behöver bekräftelse eller mapping.
Ja, via granskningskön.
Ja, order kan behandlas 24/7.
Ja — dra-och-släpp eller uppladdning i CloudOffice®.
Utformat med rättighetsstyrning, spårbarhet och säker hantering för att stödja GDPR-krav.
Åtkomst styrs med roller och alla åtgärder loggas.
Ja — börja med manuell uppladdning och koppla e-postautomation när ni är redo.
Which file formats are supported?
PDF, Excel, DOCX, JPEG and BMP.
Can it handle multi-page documents?
Yes.
Do we need to build templates?
Usually not — AI handles typical order formats.
How does it identify the customer?
By reading the order and matching to your customer register.
What if the customer is not found?
The order goes to Needs review and the responsible user is notified.
What if an item can’t be matched?
The system highlights the line and asks for confirmation or mapping.
Can we correct data before creating the order?
Yes, in the review queue.
Does it work outside office hours?
Yes, orders can be processed 24/7.
Can we upload documents manually?
Yes — drag & drop or upload directly in CloudOffice®.
Is it GDPR-ready?
It is designed with access control, traceability and secure handling to support GDPR requirements.
Who can access documents and approve exceptions?
Access is controlled by roles and all actions are logged.
Can we start with a pilot?
Yes — start with manual uploads, then connect email automation.
Se dina order behandlas automatiskt —
live i CloudOffice®
Boka en demo och ta med 1–2 exempel på orderdokument. Vi visar hur Order Import Center skapar validerade kundorder från början till slut och vad det innebär för ert order-till-leveransflöde.
✓ Live-demo med era egna orderdokument
✓ Se hela automationsflödet i praktiken
✓ Förstå ROI och implementeringstid
✓ Ställ frågor som är specifika för ert arbetsflöde
